Progetto Diario di bordo: Gestione ufficio Geometra

l “Diario di bordo” ha raggiunto la versione 1.0.

L’archivio del programma si basa su Access 2000; ed è installato su un computer, in seguito chiamato SERVER, accessibile dagli altri tramite un collegamento di rete.

Il sistema operativo minimo è Windows 98. Non è obbligatorio ma consiglio l’adozione di una versione più sicura e prestante come ad esempio Windows 2000 o XP.

Sul SERVER viene installati, se non già presenti, il componente per poter “eseguire” le pagine ASP della intranet;

• Personal Web Server(PWS) se presente Windows 98

oppure

• Internet Information Server(IIS) in Windows 2000 e XP.

Sempre sul SERVER vengono installati i sorgenti in ASP, il programma vero e proprio che gestisce “diario di bordo”. Detto software permette di leggere e scrivere i dati nell’archivio da qualsiasi PC, completo di browser(IE 5.5 o superiori), collegato in rete.

Si può esaminre lo schema riepilogativo della soluzione per avere un quadro più completo delle funzionalità esposte di seguito, dei dati gestiti e dei risultati ottenibili.

Il programma fornisce le seguenti funzionalità:

1. Inserimento dei nomi degli operatori/utenti ed impostazione dei privilegi da parte dell’amministratore;
2. Inserimento e modifica dei dati da parte delle persone autorizzate(operatori/utenti);
3. Visualizzazione dei riepiloghi/report da parte delle persone autorizzate(operatori/utenti);
4. Obbligo di inserire il proprio nome al momento dell’accesso al programma; questo aspetto è importante per due motivi:
   1. il programma si regola e mostra solo quello che è stato deciso dall’amministratore;
   2. il programma registra ogni inserimento/modifica fatta dall’utente.

Di seguito si elencano in sintesi i dati che si potranno inserire nell’archivio:

1. Anagrafica clienti:
   1. Ragione sociale;
   2. Indirizzo;
   3. Recapiti(sia telefonici che email).
2. Pratiche:
   1. Ragione sociale(scegliendo da un elenco);
   2. Nome pratica;
   3. Riferimento pratica livello superiore: l’uso di questo ultimo campo permette di inserire un numero infinito di livelli alla pratica.
3. Tipi di intervento:
   1. Tipo intervento: telefonato a, parlato/conferito, citofonato, consegnato, ricevuto, sopralluogo, ha telefonato, ecc.;
   2. Simbolo/Immagine.
4. Diario degli interventi:
   1. Ragione sociale e pratica(scegliendo da un elenco);
   2. Data/ora inserimento: inserita automaticamente dal computer, ma modificabile dall’operatore;
   3. Data/ora salvataggio: inserita automaticamente dal computer, ma modificabile dall’operatore. Questa seconda data/ora permette il calcolo della dutata dell’intervento;
   4. Tipo di intervento(scegliendo da un elenco);
   5. Descrizione intervento: testo a lunghezza fissa, max 250 caratteri. Su questa informazione è possibile effettuare delle ricerche;
   6. Spese: valore in euro per le spiegazioni usare l’apposito campo note;
   7. Note intervento/spese: testo a lunghezza variabile, fino ad oltre 65 mila caratteri, non fornisce possibilità di ricerca;
   8. Numero fattura: inserito al momento in cui l’intervento viene fatturato, o comunque passato alla gestione della contabilità;
   9. Pianificato: un visto/flag per indicare che l’intervento è stato pianificato.

Per quanto riguarda i riepiloghi/resoconti inizialmente sono predisposti i seguenti:

1. Rubrica clienti: elenco clienti con indirizzo e recapiti telefonici
2. Generale: totale nel periodo indicato delle ore e delle spese dei vari clienti
3. Per cliente: totali nel periodo indicato delle ore e delle spese per le varie pratiche
4. Per cliente/pratica: totali nel periodo indicato delle ore e delle spese della pratica con il dettaglio degli interventi.

In tutti i riepiloghi è possibile impostare il periodo che il computer deve elaborare, quindi non è solo possibile effettuare ricerche per il giorno, il mese o l’anno ma anche per periodi variabili come ad esempio 15, 20 o 40 giorni.

Un esempio di procedura operativa per l’uso del programma può essere la seguente:

1. L’operatore inserisce il suo nome (utente e password);
2. Il computer lo autentifica e gli mostra l’elenco delle scelte possibili;
3. L’operatore sceglie l’inserimento di un intervento;
4. Nella successiva videata l’operatore è obbligato a scegliere un cliente;
5. Se il cliente non è presente l’operatore deve semplicemente premere un bottone che permetterà di aggiungere il cliente;
6. Se il cliente è presente ma è mancante la pratica, dopo aver selezionato il cliente sarà sufficiente premere un bottone che permetterà di aggiungere la pratica;
7. Scelta anche la pratica non rimane che inserire i dati dell’intervento.

Per effettuare un’assistenza più rapida si sfrutta l’assistenza ed il controllo remoto, ossia la possibilità di controllare i computer interessati o almeno il SERVER direttamente dal mio ufficio.

Il programma può essere usato su quanti computer si ritenete opportuno senza alcun limite di licenza.

Il software è in comproprietà con il Geom. Beschin Antonio.