Progetto Diario di bordo: Gestione ufficio Geometra

l “” ha raggiunto la versione 1.0.

L’archivio del programma si basa su Access 2000; ed è installato su un computer, in seguito chiamato SERVER, accessibile dagli altri tramite un collegamento di rete.

Il sistema operativo minimo è Windows 98. Non è obbligatorio ma consiglio l’adozione di una versione più sicura e prestante come ad esempio Windows 2000 o XP.

Sul SERVER viene installati, se non già presenti, il componente per poter “eseguire” le pagine ASP della intranet;

  • Personal Web Server(PWS) se presente Windows 98

oppure

  • Internet Information Server(IIS) in Windows 2000 e XP.

Sempre sul SERVER vengono installati i sorgenti in ASP, il programma vero e proprio che gestisce “diario di bordo”. Detto permette di leggere e scrivere i dati nell’archivio da qualsiasi PC, completo di browser(IE 5.5 o superiori), collegato in rete.

Analisi flusso Diario di bordo
Analisi flusso Diario di bordo

Si può esaminre lo schema riepilogativo della soluzione per avere un quadro più completo delle funzionalità esposte di seguito, dei dati gestiti e dei risultati ottenibili.

Il programma fornisce le seguenti funzionalità:

  1. Inserimento dei nomi degli operatori/utenti ed impostazione dei privilegi da parte dell’amministratore;
  2. Inserimento e modifica dei dati da parte delle persone autorizzate(operatori/utenti);
  3. Visualizzazione dei riepiloghi/report da parte delle persone autorizzate(operatori/utenti);
  4. Obbligo di inserire il proprio nome al momento dell’accesso al programma; questo aspetto è importante per due motivi:
    1. il programma si regola e mostra solo quello che è stato deciso dall’amministratore;
    2. il programma registra ogni inserimento/modifica fatta dall’utente.

Di seguito si elencano in sintesi i dati che si potranno inserire nell’archivio:

  1. Anagrafica clienti:
    1. Ragione sociale;
    2. Indirizzo;
    3. Recapiti(sia telefonici che email).
  2. Pratiche:
    1. Ragione sociale(scegliendo da un elenco);
    2. Nome pratica;
    3. Riferimento pratica livello superiore: l’uso di questo ultimo campo permette di inserire un numero infinito di livelli alla pratica.
  3. Tipi di intervento:
    1. Tipo intervento: telefonato a, parlato/conferito, citofonato, consegnato, ricevuto, sopralluogo, ha telefonato, ecc.;
    2. Simbolo/Immagine.
  4. Diario degli interventi:
    1. Ragione sociale e pratica(scegliendo da un elenco);
    2. Data/ora inserimento: inserita automaticamente dal computer, ma modificabile dall’operatore;
    3. Data/ora salvataggio: inserita automaticamente dal computer, ma modificabile dall’operatore. Questa seconda data/ora permette il calcolo della dutata dell’intervento;
    4. Tipo di intervento(scegliendo da un elenco);
    5. Descrizione intervento: testo a lunghezza fissa, max 250 caratteri. Su questa informazione è possibile effettuare delle ricerche;
    6. Spese: valore in euro per le spiegazioni usare l’apposito campo note;
    7. Note intervento/spese: testo a lunghezza variabile, fino ad oltre 65 mila caratteri, non fornisce possibilità di ricerca;
    8. Numero fattura: inserito al momento in cui l’intervento viene fatturato, o comunque passato alla gestione della contabilità;
    9. Pianificato: un visto/flag per indicare che l’intervento è stato pianificato.

Per quanto riguarda i riepiloghi/resoconti inizialmente sono predisposti i seguenti:

  1. Rubrica clienti: elenco clienti con indirizzo e recapiti telefonici
  2. Generale: totale nel periodo indicato delle ore e delle spese dei vari clienti
  3. Per cliente: totali nel periodo indicato delle ore e delle spese per le varie pratiche
  4. Per cliente/pratica: totali nel periodo indicato delle ore e delle spese della pratica con il dettaglio degli interventi.

In tutti i riepiloghi è possibile impostare il periodo che il computer deve elaborare, quindi non è solo possibile effettuare ricerche per il giorno, il mese o l’anno ma anche per periodi variabili come ad esempio 15, 20 o 40 giorni.

Un esempio di procedura operativa per l’uso del programma può essere la seguente:

  1. L’operatore inserisce il suo nome (utente e password);
  2. Il computer lo autentifica e gli mostra l’elenco delle scelte possibili;
  3. L’operatore sceglie l’inserimento di un intervento;
  4. Nella successiva videata l’operatore è obbligato a scegliere un cliente;
  5. Se il cliente non è presente l’operatore deve semplicemente premere un bottone che permetterà di aggiungere il cliente;
  6. Se il cliente è presente ma è mancante la pratica, dopo aver selezionato il cliente sarà sufficiente premere un bottone che permetterà di aggiungere la pratica;
  7. Scelta anche la pratica non rimane che inserire i dati dell’intervento.

Per effettuare un’assistenza più rapida si sfrutta l’assistenza ed il controllo remoto, ossia la possibilità di controllare i computer interessati o almeno il SERVER direttamente dal mio ufficio.

Il programma può essere usato su quanti computer si ritenete opportuno senza alcun limite di licenza.

Il software è in comproprietà con il Geom. Beschin Antonio.

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